Assouplissement de l’organisation des assemblées générales et des réunions des organes dirigeants en période de confinement

Dans un contexte d’urgence nationale dû à la lutte contre la propagation du COVID-19, plusieurs décrets et arrêtés visant à restreindre l’accès aux espaces publics et à favoriser la distanciation sociale ont été pris. Ces mesures exceptionnelles impactent bien évidement les réunions des organes sociaux des sociétés et plus particulièrement l’organisation des Assemblées Générales dans un contexte saisonnier d’approbation annuelle des comptes. En tout état de cause, la tenue physique des Assemblées Générales ne fait pas partie des dérogations listées par le décret du 23 mars 2020 en vertu desquelles les personnes sont autorisées à se déplacer, et, au vu des circonstances actuelles, serait contraire aux dispositions prises pour limiter la propagation du virus.

Dans ce contexte, la loi d’urgence pour faire face à l’épidémie de Covid-19 du 23 mars 2020[1] a permis au gouvernement de prendre, le 25 mars 2020, plusieurs ordonnances dont deux en matière de droit des sociétés[2]. Ces ordonnances, qui s’appliquent notamment aux sociétés commerciales et civiles et aux GIE, permettent d’adapter les règles relatives à la réunion de leurs organes dirigeants et assemblées générales (I) et à l’arrêté et l’approbation des comptes (II).

La présente note ne traite pas des mesures spécifiques aux sociétés cotées ou aux sociétés comportant des titres au porteur.

 

I.               MESURES CONCERNANT LES ASSEMBLEES ET LES ORGANES DIRIGEANTS

Les mesures ci-après exposées sont applicables aux assemblées et aux réunions des organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction tenues à compter du 12 mars 2020 et jusqu’au 31 juillet 2020, sauf prorogation de ce délai jusqu’à une date fixée par décret et au plus tard le 30 novembre 2020.

Un décret du 10 avril 2020 précise les conditions d’application des mesures relatives notamment aux assemblées générales de SARL et de certaines sociétés par actions, tenues, pour l’essentiel, entre le 12 mars 2020 et le 31 juillet 2020[3].

1.              Mesures concernant les assemblées générales

1.1          Règles de convocation et d’information

Pour toutes les entités visées par l’ordonnance, l’envoi de documents ou d’informations à un membre d’une assemblée qui en fait la demande préalablement à la tenue de celle-ci peut être valablement effectuée par message électronique, sous réserve que le membre indique dans sa demande l’adresse électronique à laquelle cette communication peut être faite.

Aucune disposition n’est prévue concernant les règles de convocation des organes sociaux des sociétés non cotées. Pour ces sociétés, ce sont donc les règles habituelles (légales ou statutaires) qui s’appliquent.

1.2          Règles de participation et de délibération

• Si le lieu de réunion de l’assemblée est affecté, à la date de la convocation ou à la date de la réunion, par une mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires, l’organe compétent pour convoquer l’assemblée (ou sur délégation[4], le représentant légal) peut décider que l’assemblée se tiendra sans la présence (physique ou par conférence téléphonique ou audiovisuelle) des personnes ayant droit d’y assister. Dans ce cas, les membres participent ou votent valablement à l’assemblée selon les autres modalités prévues par les textes qui la régissent, tels qu’aménagés et complétés par les mesures exceptionnelles prises dans le contexte de l’épidémie (par exemple pour les SA : vote par correspondance ou vote électronique ou procuration). Une information doit alors leur être donnée (date et lieu de l’assemblée, conditions dans lesquelles ils pourront exercer l’ensemble de leurs droits).

Dans ce cas, le décret du 10 avril 2020 précise, pour certaines sociétés par actions, les règles dérogatoires ci-après :

– Concernant les mandats avec indication de mandataire (visés au I de l’article L. 225-106 du Code de commerce) :

• Ces mandats (y compris ceux donnés par voie électronique[5]) peuvent valablement parvenir à la société jusqu’au 4^ème jour précédant la date de l’assemblée ;
• Le mandataire adresse à la société ses instructions concernant l’exercice des mandats dont il dispose, sous la forme du formulaire prévu pour les votes par correspondance, par message électronique à l’adresse électronique indiquée par la société, au plus tard le 4^ème jour précédant la date de l’assemblée.

– Concernant le bureau de l’assemblée[6]:

• Si le président du conseil d’administration (CA) ou du conseil de surveillance (CS) ou, en son absence, la personne désignée par les statuts, ne peut présider l’assemblée, l’assemblée est présidée par la personne désignée à cet effet par le CA ou le CS parmi ses membres, ou en cas d’indisponibilité, parmi les mandataires sociaux[7];
• Pour les assemblées convoquées après le 12 avril 2020, l’organe compétent pour convoquer l’assemblée (ou son délégataire) désigne deux scrutateurs « qu’il s’efforce de choisir » parmi les actionnaires ; à défaut, les scrutateurs peuvent être choisis en dehors des actionnaires[8].
• Les membres des assemblées sont informés, dès que possible et par tous moyens, de l’identité et de la qualité des personnes désignées.

°Quels que soient les dispositions des statuts de la société et l’ordre du jour de l’assemblée, l’organe compétent pour convoquer l’assemblée (ou le représentant légal agissant sur délégation) peut décider :

• de prendre en compte, dans le calcul du quorum et de la majorité, les voix des actionnaires participant à l’assemblée par conférence téléphonique ou audiovisuelle permettant leur identification. Ces moyens de communication doivent au moins transmettre la voix des participants, permettre leur identification et satisfaire aux caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations[9];
• de recourir à une consultation écrite lorsque la loi le permet (notamment pour les sociétés civiles, les SARL et les SNC).

°Si l’organe compétent décide de recourir à l’une ou l’autre de ces mesures (assemblée sans la présence des membres, ou conférence téléphonique ou audiovisuelle, ou consultation écrite) et si tout ou partie des modalités de convocations à l’assemblée ont déjà été réalisés avant cette décision, les participants à l’assemblée doivent en être informés trois jours ouvrés au moins avant la date de l’assemblée, sans qu’il soit nécessaire de renouveler les formalités de convocations. Ces modifications ne constituent pas une irrégularité de la convocation.

°Le procès-verbal de l’assemblée générale doit faire mention :

• du recours à l’un des modes de participation ci-dessus (assemblée sans la présence des membres , ou par conférence téléphonique ou audiovisuelle, ou consultation écrite),
• de la nature de la mesure administrative susvisée, lorsque l’assemblée s’est tenue sans la présence des personnes ayant droit d’y assister.

°Dans le cadre des mesures destinées à faciliter la tenue des assemblées dans le contexte de l’épidémie Covid-19, le décret du 10 avril 2020 précise également que l’organe compétent pour convoquer l’assemblée (ou, sur délégation, le représentant légal) peut décider :

• pour toutes les entités visées par l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 :
  • en cas de vote par correspondance permis par la loi, les statuts ou le contrat d’émission : la possibilité pour les membres de l’assemblée d’adresser leurs instructions de vote, le cas échéant sous la forme prévue par les dispositions légales régissant l’assemblée, les statuts ou le contrat d’émission, par message électronique à l’adresse électronique indiquée à cet effet dans la convocation ;
  • en cas de représentation permise par la loi, les statuts ou le contrat d’émission: la possibilité pour les membres de l’assemblée d’adresser leurs mandats par message électronique à l’adresse électronique indiquée à cet effet dans la convocation.
• pour les SARL et certaines sociétés par actions, sans qu’une clause de leurs statuts soit nécessaire :
  • le recours au vote électronique, dans les conditions prévues par les textes qui les régissent[10].

2.              Mesures concernant les organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction

• Quels que soient les dispositions des statuts de la société et l’ordre du jour de l’organe collégial d’administration, de surveillance ou direction :
  • les membres dudit organe sont réputés présents à la réunion de cet organe s’ils y participent par conférence téléphonique ou audiovisuelle permettant leur identification et garantissant leur participation effective. Ces moyens de communication doivent au moins transmettre la voix des participants et satisfaire aux caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations ;
  • les décisions de ces organes peuvent être prises par voie de consultation écrite dans des conditions assurant la collégialité de la délibération.

  

II.             MESURES CONCERNANT LES DELIBERATIONS DES ASSEMBLEES ET ORGANES DIRIGEANTS SUR LES COMPTES

• Le délai légal ou statutaire prévu pour approuver les comptes et les documents qui y sont joints ou pour convoquer l’assemblée générale chargée de procéder à cette approbation est prorogé de 3 mois.
  • Cette mesure concerne toutes les sociétés clôturant leurs comptes entre le 30 septembre 2019 et l’expiration d’un délai d’un mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire (elle ne s’applique pas aux sociétés dont le rapport du commissaire aux comptes a été émis avant le 12 mars 2020).
• Le délai légal imparti aux organes dirigeants pour établir les documents de gestion prévisionnelle prévus par l’article L. 232-2 du Code de commerce est prorogé de 2 mois.
  • Cette mesure s’applique aux documents relatifs aux comptes ou aux semestres clôturés entre le 30 novembre 2019 et l’expiration d’un délai d’un mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire.
• Le délai légal imparti au Directoire pour présenter au Conseil de surveillance les comptes et rapports prévus par l’article L. 225-100 du Code de commerce est prorogé de 3 mois.
  • Cette mesure concerne toutes les sociétés clôturant leurs comptes entre le 31 décembre 2019 et l’expiration d’un délai d’un mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire (elle ne s’applique pas aux sociétés dont le rapport du commissaire aux comptes a été émis avant le 12 mars 2020).

[1] Loi n° 2020-290 du 23 mars 2020 d’urgence pour faire face à l’épidémie de covid-19

[2] Ordonnance n° 2020-318 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles relatives à l’établissement, l’arrêté, l’audit, la revue, l’approbation et la publication des comptes et des autres documents et informations que les personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé sont tenues de déposer ou publier dans le contexte de l’épidémie de covid-19

Ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l’épidémie de covid-19

[3] Décret n° 2020-418 du 10 avril 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l’épidémie de covid-19.

[4] Cette délégation doit être écrite et préciser sa durée, ainsi que l’identité et la qualité du délégataire (art. 2 du décret n°2020-418 du 10 avril 2020, applicable à compter du 12 avril 2020).

[5] En principe, ces pouvoirs peuvent parvenir à la société jusqu’à la veille de l’assemblée générale (article R.225-80 C.com.)

[6] Les mesures concernant le bureau de l’assemblée pourront être complétées par un nouveau décret.

[7] Cette disposition concerne les assemblées des SA, SCA et SE, ainsi que les assemblées spéciales de porteurs de certificats d’investissement et les assemblées de porteurs d’actions à dividende prioritaire sans droit de vote.

[8] Cette disposition concerne les assemblées citées sous la note 7, ainsi que les assemblées d’obligataires, les assemblées de porteurs de titres participatif et les assemblées de porteurs de valeurs mobilières donnant accès au capital.

[9] Les assemblées de sociétés par actions et les assemblées d’obligataires pour lesquelles ce mode de participation était déjà prévu par la loi doivent continuer à respecter les caractéristiques techniques fixées par les textes qui les régissent.

[10] Cette mesure concerne les assemblées des SARL ou de certaines sociétés par actions, ainsi que les assemblées d’obligataires, de porteurs de titres participatifs et de porteurs de valeurs mobilières donnant accès au capital, dans les conditions prévues par les dispositions qui les régissent (article R.223-20-1 du code de commerce pour les SARL, R.225-61 pour les sociétés par actions et R.228-68 pour les assemblées d’obligataires, de porteurs de titres participatifs et de porteurs de valeurs mobilières donnant accès au capital).