Assouplissement de l’organisation des assemblées générales et des réunions des organes dirigeants en période de crise sanitaire : Prorogation du dispositif

Afin d’assurer la continuité du fonctionnement des assemblées générales et autres organes collégiaux   des sociétés dans un contexte d’urgence nationale dû à la lutte contre la propagation du COVID-19, les ordonnances 2020-318 et 2020-321 du 25 mars 2020[1] et le décret 2020-418 du 10 avril 2020[2] ont adapté les règles relatives à la réunion de ces organes intervenue entre le 12 mars et le 30 novembre 2020[3], ainsi que les délais d’arrêté et d’approbation des comptes.

En raison de la persistance de la crise sanitaire et de la prolongation corrélative des mesures restrictives prises pour y faire face, le dispositif exceptionnel gouvernant la tenue des organes sociaux a été reconduit et modifié par une nouvelle ordonnance complétée d’un décret, parus en décembre 2020[4] (I). En revanche, l’adaptation des délais relatifs à l’arrêté et l’approbation des comptes n’est pas prorogée à ce stade ; cependant, certaines sociétés peuvent toujours en bénéficier (II).

La présente note ne traite pas des mesures spécifiques aux sociétés cotées.

I.               MESURES CONCERNANT LES ASSEMBLEES ET LES ORGANES DIRIGEANTS

Les mesures ci-après exposées sont applicables aux assemblées et aux réunions des organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction des entités visées par l’ordonnance 2020-321[5] , tenues jusqu’au 1^er avril 2021, sauf prorogation de tout ou partie de ces mesures jusqu’à une date fixée par décret en Conseil d’Etat et qui ne peut être postérieure au 31 juillet 2021.

1.              Mesures concernant les assemblées générales

1.1                   Règles de convocation et d’information

• L’envoi de documents ou d’informations à un membre d’une assemblée qui en fait la demande préalablement à la tenue de celle-ci peut être valablement effectué par message électronique, sous réserve que le membre indique dans sa demande l’adresse électronique à laquelle cette communication peut être faite.
• Lorsqu’une société est tenue de convoquer une assemblée par voie postale[6], aucune nullité de l’assemblée n’est encourue du seul fait qu’une convocation n’a pas pu être réalisée par cette voie en raison de circonstances extérieures à cette société.[7]
• Si l’organe compétent décide de recourir à l’un ou l’autre des modes de participation à l’assemblée visés au point 1.2 ci-après et si tout ou partie des formalités de convocation à l’assemblée ont déjà été réalisées avant cette décision, les participants à l’assemblée doivent en être informés trois jours ouvrés au moins avant la date de l’assemblée, sans qu’il soit nécessaire de renouveler les formalités de convocation. Ces modifications ne constituent pas une irrégularité de la convocation.

1.2                   Règles de participation et de délibération

1.2.1 – Participation à l’assemblée sans la présence de ses membres

(Assemblée dite « à huis clos »)

? Condition nécessaire : à la date de la convocation de l’assemblée ou à la date de sa réunion, une mesure administrative limitant ou interdisant les déplacements ou les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires fait obstacle à la présence physique à l’assemblée de ses membres.

Si cette condition est remplie :

• L’organe compétent pour convoquer l’assemblée (ou son délégataire[8]) peut décider que l’assemblée se tiendra sans la présence (physique ou par conférence téléphonique ou audiovisuelle) de ses membres et des personnes ayant droit d’y assister (notamment commissaires aux comptes, représentants des instances représentatives du personnel).
• Dans ce cas, les membres participent ou votent régulièrement à l’assemblée selon les autres modalités prévues par les textes qui la régissent, tels qu’adaptés par le dispositif dérogatoire (notamment par voie de représentation ou au moyen d’un vote par correspondance).
• Une information doit alors être donnée aux membres de l’assemblée et aux personnes ayant droit d’y assister (date et heure de l’assemblée, conditions dans lesquelles ils pourront exercer l’ensemble de leurs droits).

 ? S’il est décidé, dans les conditions ci-dessus, que l’assemblée ne se tiendra pas physiquement et si les membres de l’assemblée n’ont pas la possibilité d’y participer par conférence téléphonique ou audiovisuelle, les règles dérogatoires ci-après s’appliquent à certaines sociétés par actions :

• Concernant les mandats avec indication de mandataire (visés au I de l’article L. 225-106 du Code de commerce) :
• Ces mandats (y compris ceux donnés par voie électronique[9]) peuvent valablement parvenir à la société jusqu’au 4^ème jour précédant la date de l’assemblée ;
• Le mandataire adresse à la société ses instructions concernant l’exercice des mandats dont il dispose, sous la forme du formulaire prévu pour les votes par correspondance, par message électronique à l’adresse électronique indiquée par la société, au plus tard le 4^ème jour précédant la date de l’assemblée.
• Concernant le bureau de l’assemblée:

–     Si le président du conseil d’administration (CA) ou du conseil de surveillance (CS) ou, en son absence, la personne désignée par les statuts, ne peut présider l’assemblée, l’assemblée est présidée par la personne désignée à cet effet par le CA ou le CS parmi ses membres, ou en cas d’indisponibilité, parmi les mandataires sociaux[10] ;

• L’organe compétent pour convoquer l’assemblée (ou son délégataire) désigne deux scrutateurs qu’il choisit parmi les dix actionnaires disposant du plus grand nombre de droits de vote ; à défaut de réponse ou en cas de refus de leur part, les scrutateurs peuvent être choisis en dehors des actionnaires[11].
• Les membres des assemblées sont informés, dès que possible et par tous moyens, de l’identité et de la qualité des personnes désignées.

? Le procès-verbal de l’assemblée générale doit faire mention de la tenue de l’assemblée sans la présence de ses membres et de la nature de la mesure administrative susvisée.

? Si, après avoir convoqué une assemblée non tenue physiquement, l’organe compétent décide de réunir une assemblée physique, et si tout ou partie des formalités de convocation à l’assemblée ont déjà été réalisées avant cette décision, les participants à l’assemblée doivent en être informés trois jours ouvrés au moins avant la date de l’assemblée, sans qu’il soit nécessaire de renouveler les formalités de convocation. Cette modification et, le cas échéant, celle du lieu de l’assemblée ne constituent pas une irrégularité de la convocation.

1.2.2 Autres modes de participation à l’assemblée

? Pas de condition tenant à l’existence de mesures restrictives de déplacements ou de rassemblements.

? Quels que soient les dispositions des statuts de la société et l’ordre du jour de l’assemblée, l’organe compétent pour convoquer l’assemblée (ou son délégataire) peut décider :

• De prendre en compte, dans le calcul du quorum et de la majorité, les voix des actionnaires participant à l’assemblée par conférence téléphonique ou audiovisuelle permettant leur identification. Ces moyens de communication doivent au moins transmettre la voix des participants, permettre leur identification et satisfaire aux caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations[12].

Le procès-verbal de l’assemblée générale doit faire mention du recours à ce mode de participation.

• De recourir à une consultation écrite[13]:
• Lorsque ce mode de consultation est déjà prévu par la loi ou les statuts, cette consultation écrite intervient dans les conditions qu’ils prévoient. L’organe compétent ou son délégataire peut permettre aux membres de l’assemblée d’adresser leur réponse par message électronique à l’adresse électronique indiquée dans les documents qui leur sont adressés.
• Lorsque ce mode de consultation n’est pas prévu par la loi ou les statuts, la consultation écrite intervient dans les conditions suivantes :

? Communication écrite par l’organe compétent :

– à chaque membre de l’assemblée : du texte des décisions proposées, d’un bulletin de réponse et des documents nécessaires à son information, ces documents devant indiquer le délai de réponse qui ne peut être inférieur à 15 jours à compter de l’envoi de ces documents ;

– aux autres personnes ayant droit d’assister à l’assemblée : du texte des décisions proposées et des documents nécessaires à l’information des membres.

? Envoi par les membres de leur bulletin de réponse dans le délai précité : l’organe compétent ou son délégataire peut permettre aux membres de l’assemblée d’adresser leur réponse par message électronique à l’adresse électronique indiquée dans la communication écrite ci-dessus.

? Application des règles de quorum et de majorité des assemblées générales (le calcul du quorum tient compte, selon le cas, du nombre de membres de l’assemblée ayant exprimé un vote ou du nombre de voix dont ils disposent).

? Etablissement d’un procès-verbal contenant les mentions relatives à cette consultation écrite.[14]

• De permettre aux membres de l’assemblée de voter par correspondance en adressant leurs instructions de vote par message électronique à l’adresse électronique indiquée à cet effet dans la convocation.
• Si la loi ou les statuts permettent déjà aux membres de voter par correspondance, cette faculté demeure de droit et est exercée dans les conditions prévues par la loi ou les statuts.
• Si aucune disposition légale ou statutaire n’envisage le vote par correspondance : l’organe compétent adresse par écrit, au plus tard en même temps que la convocation de l’assemblée, à chaque membre de l’assemblée le texte des décisions proposées, un bulletin de vote et les documents nécessaires à son information, ces documents devant préciser la date limite de réception des bulletins de vote, qui ne peut être postérieure au 3^ème jour ouvré avant l’assemblée.

Dans chaque cas, le procès-verbal de l’assemblée générale doit faire mention du recours à ce mode de participation.

• De permettre aux membres de l’assemblée, lorsqu’ils peuvent se faire représenter en application de la loi, des statuts ou du contrat d’émission, d’adresser leurs mandats par message électronique à l’adresse électronique indiquée à cet effet dans la convocation.
• De permettre le vote électronique aux assemblées de SARL et de certaines sociétés par actions, dans les conditions prévues par les textes qui les régissent[15].

2.              Mesures concernant les organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction

Quels que soient les dispositions des statuts ou du règlement intérieur et l’ordre du jour de l’organe collégial d’administration, de surveillance ou direction :

• Les membres dudit organe sont réputés présents à la réunion de cet organe s’ils y participent par conférence téléphonique ou audiovisuelle permettant leur identification et garantissant leur participation effective. Ces moyens de communication doivent au moins transmettre la voix des participants et satisfaire aux caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations ;
• Les décisions de ces organes peuvent être prises par voie de consultation écrite dans des conditions assurant la collégialité de la délibération.

 

II.             MESURES CONCERNANT LES DELIBERATIONS DES ASSEMBLEES ET ORGANES DIRIGEANTS SUR LES COMPTES

Bien que non reconduit à ce jour, le dispositif issu de l’ordonnance 2020-318 du 25 mars 2020 ayant prorogé les délais pour approuver les comptes reste applicable aux sociétés ayant clôturé leurs comptes avant le 10 août 2020[16] (à l’exception de celles dont le rapport du commissaire aux comptes a été émis avant le 12 mars 2020) :

 

• Le délai légal ou statutaire prévu pour approuver les comptes et les documents qui y sont joints ou pour convoquer l’assemblée générale chargée de procéder à cette approbation est prorogé de 3 mois.
• Cette mesure concerne toutes les sociétés ayant clôturé leurs comptes entre le 30 septembre 2019 et le 10 août 2020 [17].

 

• Le délai légal imparti au Directoire pour présenter au Conseil de surveillance les comptes et rapports prévus par l’article L. 225-100 du Code de commerce est prorogé de 3 mois.
• Cette mesure concerne toutes les sociétés clôturant leurs comptes entre le 31 décembre 2019 et le 10 août 2020.

[1] Ordonnance n° 2020-318 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles relatives à l’établissement, l’arrêté, l’audit, la revue, l’approbation et la publication des comptes et des autres documents et informations que les personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé sont tenues de déposer ou publier dans le contexte de l’épidémie de covid-19

Ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l’épidémie de covid-19

Ces ordonnances ont été prises en application de la loi n° 2020-290 du 23 mars 2020 d’urgence pour faire face à l’épidémie de covid-19.

[2]  Décret n° 2020-418 du 10 avril 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l’épidémie de covid-19.

[3]  Après prorogation par le décret n° 2020-925 du 29 juillet 2020

[4]  Ordonnance n° 2020-1497 du 2 décembre 2020 portant prorogation et modification de l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l’épidémie de covid-19. Cette ordonnance a été prise en application de la loi 2020-1379 du 14 novembre 2020 autorisant la prorogation de l’état d’urgence sanitaire. 

Décret n° 2020-1614 du 18 décembre 2020 portant prorogation et modification du décret n° 2020-418 du 10 avril 2020 et du décret n° 2020-629 du 25 mai 2020 pour adapter le fonctionnement de certaines instances délibératives au contexte créé par l’épidémie de covid-19

[5] Notamment toutes les sociétés civiles et commerciales, les GIE et GIE européens, les associations et fondations.

[6]  Ce qui, à la lettre du texte, concerne les sociétés auxquelles la loi ou les statuts imposent une convocation par voie postale, sauf accord des associés pour recourir à la communication électronique, notamment les SA (art. R.225-68 c.com.) et SARL (art. R.223-20 c.com.), et pour les SAS les statuts s’ils imposent ce mode de convocation (art. L.227-9, al 1^er c.com).

[7] L’ordonnance 2020-1497 du 2 décembre 2020 étend aux sociétés non cotées cette mesure que l’ordonnance 2020-318 du 25 mars 2020 ne prévoyait que pour les sociétés cotées.

[8]  L’ordonnance du 2 décembre 2020 permet désormais de donner cette délégation à toute personne et non plus seulement au représentant légal. Cette délégation doit être écrite et préciser sa durée, ainsi que l’identité et la qualité du délégataire.

[9] En principe, ces pouvoirs peuvent parvenir à la société jusqu’à la veille de l’assemblée générale (article R.225-80 C.com.)

[10] Cette disposition concerne les assemblées des SA, SCA et SE, ainsi que les assemblées spéciales de porteurs de certificats d’investissement et les assemblées de porteurs d’actions à dividende prioritaire sans droit de vote.

[11] Cette disposition concerne les assemblées citées sous la note qui précède, ainsi que les assemblées d’obligataires, les assemblées de porteurs de titres participatif et les assemblées de porteurs de valeurs mobilières donnant accès au capital.

[12] Les assemblées de sociétés par actions et les assemblées d’obligataires pour lesquelles ce mode de participation était déjà prévu par la loi doivent continuer à respecter les caractéristiques techniques fixées par les textes qui les régissent.

[13] L’ordonnance de 2 décembre 2020 étend le recours à la consultation écrite à l’ensemble des entités, dont notamment les SA, pour lesquelles ce mode de décision n’est pas déjà prévu par la loi.

[14] Date des décisions, texte des décisions proposées, nature et date d’envoi des documents d’information des membres, délai imparti pour retourner les bulletins de réponse, identité et nombre de voix des membres ayant adressé une réponse dans ce délai, résultat de la consultation écrite pour chaque décision proposée.

[15] Cette mesure concerne les assemblées des SARL et de certaines sociétés par actions, ainsi que les assemblées d’obligataires, de porteurs de titres participatifs et de porteurs de valeurs mobilières donnant accès au capital, dans les conditions prévues par les dispositions qui les régissent (article R.223-20-1 du code de commerce pour les SARL, R.225-61 pour les sociétés par actions et R.228-68 pour les assemblées d’obligataires, de porteurs de titres participatifs et de porteurs de valeurs mobilières donnant accès au capital).

[16] Soit à l’expiration d’un délai d’un mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire déclaré par la loi n° 2020-290 du 23 mars 2020 et prorogé jusqu’au 10 juillet 2020 par la loi n° 2020- 546 du 11 mai 2020. –

[17] Ainsi, une société clôturant ses comptes au 30 juin dispose d’un délai étendu au 31 mars 2021 pour les soumettre à l’approbation de l’assemblée générale, ANSA n° 20-BR25 du 27/10/2020.