Validation de la convocation des IRP par voie électronique via une liste collective

Le code du travail le lui imposant, l’employeur doit, quand il en a, consulter ses institutions représentatives du personnel (IRP). Pour ce faire, il doit en premier lieu les convoquer à une réunion. A cette occasion, il se pose de nombreuses questions : Quel contenu pour l’ordre du jour ? Quel délai respecter ? Comment convoquer les membres de l’IRP concernée ?

C’est à cette dernière question que répond la chambre sociale de la Cour de cassation dans un arrêt récent du 25 novembre 2015 (n° de pourvoi 14-16067). D’après la haute juridiction, satisfait à ses obligations l’employeur qui envoie, aux membres du CHSCT, l’ordre du jour et les documents s’y rapportant « par voie électronique au moyen d’une liste de distribution ».

Cette décision valide ainsi une pratique des entreprises existant depuis de nombreuses années. L’envoi par courriel a, en effet, désormais remplacé la convocation classique envoyée par courrier postal ou remise en main propre.

En l’occurrence, plusieurs membres d’un CHSCT avaient sollicité de l’employeur la convocation d’une réunion extraordinaire de l’institution ainsi que le permet l’article L4614-10 du code du travail. Pour s’exécuter, la directrice des ressources humaines, et présidente du CHSCT, l’avait convoquée :

– le 11 juin « par un courriel adressé au moyen d’une liste de distribution intitulée ‘chsct.cis-paris.fr’ auquel n’était pas joint l’ordre du jour » lequel de fut adressé que le lendemain, le 12 juin ;
– le 13 juin, avec la convocation et l’ordre du jour, cette fois cosigné par le secrétaire de l’institution, sur la même liste de diffusion et
– à nouveau sous la même forme, le 14 juin, avec l’ordre dûment signé, pour une réunion devant se dérouler le 2 juillet 2013 à 10 heures.

La décision ne précise pas les raisons du troisième envoi mais il est envisageable qu’il soit dû à des revendications des membres du CHSCT considérant que les deux premiers ne respectaient pas le cadre légal. C’est également cette raison qui a justifié la saisine, par un des membres de l’instance, du juge des référés « afin qu’il soit ordonné à la société de convoquer individuellement tous les membres du CHSCT ».

Le demandeur reprochait à l’employeur d’avoir distribué la convocation à la réunion via une « liste collective chsct.cis-paris.fr », ce qui, d’après lui, ne permettait pas de vérifier si elle l’avait « été dans les formes et délais requis à tous les membres salariés du CHSCT » qui auraient dû être tous, d’après lui encore, « convoqu[és] individuellement ». Concrètement, au lieu d’avoir fait figurer, dans le champ des destinataires du courriel, l’adresse de chacun des membres, l’employeur s’était contenté d’utiliser une adresse collective. Il s’agit, ici encore, d’une pratique fréquente en entreprise. Ainsi, le CE, le CCE, le CHSCT, etc… ont souvent, outre une adresse individuelle pour chacun de leurs membres, une adresse commune qui réunit, sous un intitulé unique, l’ensemble des élus. C’est cet usage que valide ici la Cour de cassation qui en profite, à l’occasion, pour confirmer la possibilité de convoquer le CHSCT par voie électronique.

La rédaction de l’arrêt et les articles du code du travail visés (art. L4614-8 et R4614-3), permettent d’étendre le principe à toutes les IRP. Ainsi, il est possible de convoquer les CE, CCE, CHSCT, DP, etc… « par voie électronique au moyen d’une liste de distribution ».

Parmi ses arguments, le demandeur au pourvoi reprochait également à l’employeur de ne pas justifier « de l’envoi de l’ordre du jour joint à la convocation faite à chacun d’eux ». La Cour de cassation a écarté ce moyen en notant que « l’auteur de la demande ne prétendait pas [comprendre devant les juges du fond] que le président du CHSCT n’avait pas adressé l’ordre du jour à l’ensemble des membres du comité, mais soutenait que le mode de transmission utilisé ne permettait pas de s’assurer de la régularité de la procédure de convocation ». Autrement dit, la question de la démonstration de la bonne réception du courriel par les membres de l’IRP demeure (ce d’autant plus que, dans l’arrêt commenté, la haute juridiction rappelle que la convocation doit être transmise « à tous les membres du comité »). En effet, si un des membres de l’IRP concernée devait prétendre n’avoir pas reçu la convocation et les documents annexés, il appartiendra à l’employeur de démontrer le contraire. Il est donc conseillé d’ajouter un accusé de réception à de tels envois.

A noter que la forme de la convocation pourra faire l’objet d’une disposition dans le règlement intérieur de l’institution concernée, étant rappelé que, désormais depuis la loi Rebsamen, outre le CE (art. L2325-2 c. trav.), le CHSCT (art. L4614-2 c. trav.) doit également avoir un tel règlement.

Romain PIETRI